Ochrana osobních údajů

ZÁSADY ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ ZAMĚSTNANCŮ VE SPOLEČNOSTI EXOTIC TOURS S.R.O. 

Společnost Exotic Tours s.r.o. při své činnosti zpracovává jako správce osobních údajů osobní údaje svých zaměstnanců.

Podle § 3 a § 6 zák. č. 262/2006 Sb., zákoník práce, ve znění pozdějších předpisů, se za zaměstnance považují osoby, které jsou se společností Exotic Tours s.r.o. v základním pracovněprávním vztahu, tedy mají se společností uzavřenou pracovní smlouvu, dohodu o provedení práce nebo dohodu o pracovní činnosti. 

Osobními údaji jsou veškeré informace o zaměstnanci (dále jen „subjekt údajů“), kterými společnost Exotic Tours s.r.o.  disponuje. Společnost chrání a respektuje soukromí svých zaměstnanců a při zpracování osobních údajů postupuje podle platných právních předpisů na ochranu osobních údajů a podle těchto zásad.  

Informace o správci osobních údajů (zaměstnavateli)

Správcem osobních údajů (dále jen “správce údajů” je  

Exotic Tours s.r.o. 
Italská 2
120 00 Praha 2
IČ: 23756535
DIČ: 23756535 

Správce osobních údajů lze kontaktovat e-mailem na adrese martina.semoradova@exotictours.cz .  

Základní právní předpisy upravující zpracování osobních údajů zaměstnanců při činnosti správce údajů 

• NAŘÍZENÍ EVROPSKÉHO PARLAMENTU A RADY (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů) 

• Zákon č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů 

• Zákon č. 111/2019 Sb., kterým se mění některé zákony v souvislosti s přijetím zákona o zpracování osobních údajů
• Zákon č. 262/2006 Sb., zákoník práce, ve znění pozdějších předpisů 

• Zákon č. 89/2012 Sb., občanský zákoník, ve znění pozdějších předpisů
• Zákon č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů, ve znění pozdějších předpisů
• Zákon č. 280/2009 Sb., daňový řád, ve znění pozdějších předpisů
• Zákon č. 155/1995 Sb., o důchodovém pojištění, ve znění pozdějších předpisů
• Zákon č. 589/1992 Sb., o pojistném na sociální zabezpečení a příspěvku na státní politiku zaměstnanosti, ve znění pozdějších předpisů
• Zákon č. 582/1991 Sb., o organizaci a provádění sociálního zabezpečení, ve znění pozdějších předpisů
• Zákon č. 435/2004 Sb., o zaměstnanosti, ve znění pozdějších předpisů
• Zákon č. 48/1997 Sb., o veřejném zdravotním pojištění a o změně a doplnění některých souvisejících zákonů, ve znění pozdějších předpisů
• Zákon č. 592/1992 Sb., o pojistném na veřejné zdravotní pojištění, ve znění pozdějších předpisů

Účel zpracování osobních údajů

Správce údajů (zaměstnavatel) zpracovává osobní údaje subjektů údajů (zaměstnanců) za účelem vedení personální a mzdové agendy; pro vedení personální a mzdové agendy je zpracování osobních údajů zaměstnanců nezbytné.  Zpracování osobních údajů zahrnuje zejména jejich shromažďování, třídění, uchovávání a předávání. Osobní údaje zaměstnanců správce údajů nezveřejňuje, výjimečně mohou být zveřejněny kontaktní údaje zaměstnance (jméno a příjmení, služební e-mailová adresa a číslo služebního telefonu) na webových stránkách zaměstnavatele, je-li to nezbytné pro činnost zaměstnavatele (kontakt se zákazníky) a je-li o tom zaměstnanec informován. Správce údajů nepoužívá při zpracování osobních údajů zaměstnanců automatizované individuální rozhodování, včetně profilování.

Právní důvod pro zpracování osobních údajů 

Právním důvodem pro zpracování osobních údajů zaměstnanců zaměstnavatelem je smlouva (pracovní smlouva, dohoda o pracovní činnosti, dohoda o provedení práce).

Subjekty údajů 

Subjekty údajů jsou zaměstnanci s. r. o. Exotic Tours.

Osobní údaje, které správce údajů zpracovává

a) Identifikační údaje  

1. jméno a příjmení, případně jména a příjmení, tituly
2. rodné příjmení
3. datum narození
4. místo narození
5. rodné číslo

b)Kontaktní údaje

6. adresa místa trvalého pobytu
7. adresa místa pro doručování, uvede-li ji zaměstnanec
8. e-mailová adresa a číslo mobilního telefonu (pro komunikaci se zaměstnancem v případě nemoci či jiných události bránících výkonu sjednané práce)

c) Platební údaje

9. číslo bankovního účtu zaměstnance

d) Údaje vztahující se k uzavřenému pracovněprávnímu vztahu

10. údaje o dosaženém vzdělání a kvalifikaci, údaje o znalosti cizích řečí
11. začátek a konec platnosti pracovněprávního vztahu, datum jeho uzavření
12. druh práce
13. výše mzdy či odměny z dohody
14. rozsah týdenní pracovní doby či počet sjednaných a odpracovaných hodin
15. údaje o změnách pracovněprávního vztahu (dodatky ke smlouvě či dohodě)
16. má-li zaměstnanec nárok na dovolenou, údaje o nároku na dovolenou, údaje o čerpané dovolená
17. nastala-i u zaměstnance pracovní neschopnost, údaje o začátku a konci pracovní neschopnosti, případně doba karantény nebo doba, po kterou trvalo ošetřování nebo péče o dítě ve věku do 10 let nebo jiného člena domácnosti

Rozsah zpracování osobních údajů zaměstnanců závisí na druhu uzavřeného pracovněprávního vztahu. Pro dohodu o provedení práce zpravidla postačuje pouze výše uvedený vyčet osobních údajů, s výjimkou bodu 14, není-li z odměny z dohody odváděno zdravotní a sociálního pojištění.

                 

Je-li uzavřena pracovní smlouva nebo dohoda o pracovní činnosti nebo dohoda o provedení práce, u které je vzhledem k jejímu rozsahu a vyplácené odměně z dohody povinností zaměstnavatele odvádět zdravotní a sociální pojištění, mohou být zpracovávány i následující osobní údaje zaměstnanců:

18. údaje o předchozím zaměstnání
19. údaje o zdravotní způsobilosti k práci, vyžadují-li ji zvláštní právní předpisy
20. údaje vztahující se k důchodovému pojištění:

např. údaj o počtu dětí u ženy, údaje o tom, zda zaměstnanec pobírá starobní důchod (řádný nebo předčasný) nebo invalidní důchod, údaje o tom, kdo důchod vyplácí, datum vzniku nároku na tento důchod, popřípadě číslo rozhodnutí o jeho přiznání, jde-li o poživatele důchodu vypláceného orgány ministerstev obrany, vnitra a spravedlnosti. Informace o pojištění zaměstnance v cizině, nepodléhá-li zaměstnanec pojištění podle zákona o důchodovém pojištění; vyměřovací základ pojištěnce pro stanovení pojistného na důchodové pojištění za příslušná rozhodná období, údaje o odvedeném pojistném na sociální zabezpečení zaměstnance i zaměstnavatele a příspěvku na státní politiku zaměstnanosti

21. údaje vztahující se ke zdravotnímu pojištění:

např. údaj o zdravotní pojišťovně, údaje o pojistném odvedeném na zdravotní pojištění

22. údaje vztahující se k dani z příjmu:

údaje o dětech zaměstnance (jména a příjmení) žijících s ním ve společné domácnosti včetně jejich rodných čísel, je-li uplatňována daňová sleva na manželku, jméno a příjmení manželky a její rodné číslo, počet měsíců, za které jsou uplatňovány nebo neuplatňovány daňové slevy

23. údaje o benefitech, které poskytuje zaměstnavatel zaměstnanci

Správce údajů je oprávněn zpracovávat i další osobní údaje výslovně neuvedené v této informaci, stanoví-li tak zákon a je to nezbytné z důvodu plnění právní povinnosti zaměstnavatele.  

Předávání osobních údajů

Správce údajů předává osobní údaje správci daně, České správě sociálního zabezpečení či příslušné Okresní správě sociálního zabezpečení a zdravotní pojišťovně, u které je zaměstnanec pojištěn. Přístup k osobním údajům musí dále správce údajů umožnit kontrolním orgánům, Policii ČR či soudům, stanoví-li tak právní předpis.

Uložení osobních údajů

Osobní údajů subjektů údajů jsou uchovávány jako součásti dokumentů v listinné podobě v místě podnikání správce údajů (spis zaměstnance) a jako součásti elektronických dokumentů v elektronických zařízeních a systémech správce údajů. Listiny jsou zabezpečeny uzamčením prostoru a elektronické dokumenty nebo korespondence jsou zabezpečeny přihlašovacími jmény a hesly.

Doba zpracování osobních údajů

Správce údajů zpracovává osobní údaje zaměstnanců pouze po dobu nezbytně nutnou ke splnění pracovní smlouvy či dohody a vypořádání nároků z této smlouvy vyplývající, pracovní smlouvy a dohody se archivují, tedy uchovávají bez časového omezení. Prohlášení k dani z příjmů, daňová vyúčtování a potvrzení o zdanitelných příjmech se uchovávají po dobu 10 let od jejich vyhotovení; mzdové listy nebo doklady, které je nahrazují, se uchovávají po dobu 50 let od jejich vyhotovení. Po skončení tohoto období budou listinné doklady skartovány a elektronické dokumenty vymazány.  Při zániku firmy se ohledně dokladů s osobními údaji postupuje podle platných právních předpisů (odevzdání dokumentů příslušnému okresnímu či městskému archivu).

Práva subjektů údajů

Zaměstnanec má právo být informován o zpracování jeho osobních údajů.

Požádá-li zaměstnanec zaměstnavatele o výčet osobních údajů, které o něm zaměstnavatel zpracovává, zaměstnavatel je povinen zaměstnanci tento výčet poskytnout. Dále má zaměstnanec právo na opravu, respektive doplnění osobních údajů, právo na omezení zpracování osobních údajů, právo na přenositelnost osobních údajů a má právo vznést námitku proti zpracování osobních údajů. Žádosti o výmaz osobních údajů, kterou může zaměstnanec podat, se vyhoví pouze v případě, že právo na výmaz není omezeno právními předpisy (např. povinností archivovat pracovní smlouvy nebo povinností uchovávat určité dokumenty po stanovenou dobu (viz výše).

Práva subjektů údajů je možno uplatnit elektronicky na adrese martina.semoradova@exotictours.cz  nebo osobně nebo v listinné podobě zasláním žádosti na adresu:

Exotic Tours s.r.o.
Italská 2
120 00 Praha 2,

nebo na téže adrese osobně po předchozí telefonické domluvě (tel. +420 776 686 370).

Zaměstnanec má dále právo podat stížnost na postup zaměstnavatele při zpracování jeho osobních údajů dozorovému orgánu, kterým je Úřad pro ochranu osobních údajů. Stížnost lze podat elektronicky např. postupem uvedeným na   https://uoou.gov.cz/verejnost/stiznost-na-spravce-nebo-zpracovatele  nebo v listinné podobě osobně nebo zasláním na adresu:

Úřad pro ochranu osobních údajů
Pplk. Sochora 27
170 00 Praha 7